General Administration

1. Administration

• Department Head Office: Christine Alliod 78808

• List of GAOs (Group Administrative Officers):

• GS-AIS - Caroline Laignel 73722
• GS-ASE - Véronique Angelini 62088
• GS-FB - Sevda Budun 79236
• GS-IS - Chantal Brodier 73508
• GS-ME - Isabelle Auvigne 78435 - Florence Borgel 73186
• GS-SE - Véronique Angelini 62088
• GS-SIS - Céline Courtial 72431
• GS-SMS - Caroline Laignel 73722

• Templates in Powerpoint

• Service Portal
  • service-desk@cern.ch or 77777 or +41 22 767 7777

• Administrative Procedures
  • CERN Admin e-guide

• Useful forms
  • Administrative forms and document models / Formulaires administratifs et modèles de documents

• Carlson Wagonlit Travel @ CERN
  • site web
  • Official Travel

• Trip reports
  • Visit of firms...
  • Conferences, exhbitions...

• Printshop
  • website
  • Annonce Bulletin intégration Service Desk

2. Procédure pour la gestion des accès à dfs

• Responsabilité des chefs de groupes

Lors de demandes d’accès à dfs, contacter le chef de groupe concerné pour obtenir son approbation et ensuite contacter le responsable de votre groupe pour les accès. En cas d’absence de celui-ci vous pouvez envoyer votre demande au GS-desktop.support (gs-desktop.support@cern.ch).

• Migration de dfs TS à GS

Afin d’organiser clairement notre structure de base, il serait souhaitable que les données se trouvant sous G:\Departments\TS soient migrées vers G:\Departments\GS avant la fin de l’été.

• Gestion des accès à dfs par e-groups

Pour simplifier la gestion des accès, ils seront gérés par e-groups. En effet, pour chaque section / groupe, un e-group est créé automatiquement sur la base de Foundation. Dès qu’une nouvelle personne arrivera, elle sera rattachée immédiatement à son e-group, dès qu’elle partira, elle en sera supprimée. Cette gestion permettra un nettoyage automatique des accès à dfs.

• Sécurité et répertoires « privates »

La sécurité peut être assurée en ajoutant à chaque service, chaque section ou chaque groupe un dossier « private » dans lequel seront stockées les informations sensibles… Ces répertoires seront accessibles au chef de section concernée / chef de groupe et sur demande au chef de groupe pour les autres personnes. Ici, la gestion des droits sera donc nominative et non plus par e-groups.

Toute documentation relative aux contrats, appel d’offres etc doivent, une fois le contrat signé, se trouver dans EDMS. Ceci inclut les PVs de chantier etc. Les structures appropriées doivent être élaborées avec le groupe GS-ASE.

3. Useful information published in the Weekly

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